Facilitación de reuniones
La facilitación de una junta o reunión de trabajo es el proceso mediante el cual se garantiza que ésta sea efectiva. Las grandes empresas y los corporativos utilizan este servicio constantemente y cada vez son más las empresas medianas y pequeñas que recurren a la facilitación de sus juntas importantes. El facilitador es un coordinador de la reunión que posee las herramientas y conocimientos para llevar al grupo, de manera ordenada y efectiva, a alcanzar los objetivos de la reunión en el tiempo destinado para ella.
¿Cuándo se requiere de un facilitador de juntas?
Existen varias situaciones que exigen la participación de un facilitador profesional en una junta o sesión de trabajo:
- Cuando las relaciones entre los participantes de la sesión están tensas, poseen antecedentes incómodos o el tema a tratar ha suscitado, o puede generar, tensión o conflicto entre los asistentes.
- Cuando la reunión es de relevancia y se necesita garantizar que se obtengan los objetivos de la sesión.
- En talleres de planeación estratégica, análisis de retos o problemas; solución de conflictos y realización de acuerdos.
- Cuando se busca establecer acuerdos relevantes y resulta importante garantizar el cabal entendimiento del mismo por todas las partes, así como el compromiso con dicho acuerdo.
- En reuniones en la que, por experiencia, se sabe que unas cuantas personas acaparan el tiempo de exposición y otras retienen información relevante por temor, costumbre o falta de compromiso.
¿Y qué es lo que hace en específico un facilitador?
El facilitador es una especie de “agente de tránsito” de las reuniones de trabajo. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:
- Establecer las “reglas del juego” bajo las cuales se realizará la sesión o los acuerdos.
- Verificar que los diferentes puntos de vista, comentarios y acuerdos sean comprendidos por los participantes.
- Motivar y ayudar a los participantes a exponer toda la información relevante y relativa al tema que posean.
- Dirigir el flujo de las conversaciones para permitir la participación equitativa de todos los asistentes.
- Mediar, contener y canalizar positivamente las discusiones, situaciones difíciles que surjan durante el proceso de la reunión.
Beneficios de la facilitación de juntas.
- Alcanzar los objetivos de la reunión.
- Respetar los tiempos acordados.
- Evitar desviaciones, retrasos y la concentración y control de la reunión por una o unas cuantas personas.
- Establecer acuerdos sumamente claros, comprendidos y con el compromiso de los participantes.
- Disminuir y canalizar efectivamente los conflictos que puedan surgir en la sesión.
- Contar con un agente externo que permita desarrollar las sesiones de trabajo y acuerdos de manera más objetiva.
- Tener el respaldo de un profesional en caso de que durante la junta surjan situaciones inesperadas, nuevas prioridades, etc.
Contamos con facilitaciones bilingües (español e inglés). Nuestros facilitadores ejercen el rol de mediadores en casos de diferencias entre los participantes y viajamos al lugar donde realizará su taller, junta o reunión de trabajo.
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